新人ケアマネジャーの皆さん、毎日の業務本当にお疲れ様です！ 初めて担当を持つと、書類の作成や関係各所への連絡など、やることが山積みでパニックになりそうですよね。
実は私も、ケアマネ1年目の時に「穴があったら入りたい……」と思うほど、恥ずかしく苦い失敗を経験しました。 それは、要介護認定の更新時に必須となる「サービス担当者会議」の案内忘れです。
この記事では、私が新人時代にやらかした大失敗のリアルな実体験と、「照会」に関する勘違い、そして二度とミスを起こさないための確実な予防策をお伝えします。私と同じような経験をされたケアマネさん、また忘れそうになった経験をされたケアマネさんへ。 これを読めば、あなたも同じ失敗を未然に防ぎ、自信を持って担当者会議を主催できるようになりますよ。
【私の失敗談】たった1か所なのに！当日直前の大パニック
私がケアマネ1年目だった頃、デイサービスの介護職員と兼務で働いていました。 ある日、要介護認定の更新を迎える利用者様のサービス担当者会議を予定していたのですが……。
会議の当日、しかも開催直前になって、血の気が引くことに気が付きました。 「やばい！サービス事業所に会議の案内をするのを完全に忘れていた！」
その利用者様のケアプランに位置付けているサービスは、デイサービス1か所のみ。 「たった1か所だから大丈夫」と頭の片隅で油断していた結果、見事にすっぽ抜けてしまったのです。
慌てて事業所の担当者に電話で相談しましたが、当日の直前連絡で出席できるはずもありません。 結局、その場は利用者様とご家族だけで会議（のようなもの）を行い、デイサービスからは後日「照会（文書での意見提出）」をもらう形にしてその場をしのぎました。
「照会で済ませればいい」はNG！管理者からの厳しい指導
「事業所からは照会をもらったし、なんとか乗り切った……」 そう自分に言い聞かせながらも不安になり、管理者に事の顛末を相談しました。
すると、管理者からは当然ながら厳しいダメ出しを受けました。
【管理者からの指導内容】
- 更新時のサービス担当者会議は、原則として担当者が集まって行うもの。
- 今回のように「ケアマネの単なる連絡忘れ」という理由で、やむを得ず照会対応にするのは不適切。
- ケアマネジメントのプロセスとして認められないため、改めて会議を再開催すること。
おっしゃる通りで、返す言葉もありませんでした。 その後、利用者様とご家族に「私の連絡不備で、もう一度会議を開かせてください」と深く頭を下げて謝罪し、再度集まっていただきました。 自分のミスで多くの方に迷惑をかけ、本当に恥ずかしい思いをしたのを今でも鮮明に覚えています。
そう、これはサービス担当者会議を開催していないという扱いになる可能性が非常に高いケースです。
記憶に頼るな、仕組みに頼れ！私なりの解決策
この苦い経験から、私は仕事の進め方を根本的に変えました。 なぜなら「たった1か所」の連絡ですら忘れてしまうのが人間だからです。
ここで、私が実践している解決策をお伝えします。
- 連絡漏れを防ぐために「専用のチェックシート」を作成して、必要な項目をチェックする。
- 人間の「記憶」には限界があり、忙しい時ほど「うっかり忘れ」が必ず起きるものです。うっかり忘れを防ぐには、チェックシートが良いと自分なりに判断しました。
- 計画に位置付ける事業所が3つ、4つと増えれば、連絡の難易度はさらに上がります。 「案内状の送付」「出欠の確認」「（欠席の場合の）照会依頼と回収」など、事業所ごとに状況が異なるため、一覧で消込ができるチェックシートを作成し、目で見て進捗が分かるようにします。
- 記憶や気合いに頼るのではなく、チェックシートという「仕組み」に頼ることで、誰でも確実にミスを防ぐことができます。
頭の中だけで「あそこに連絡したっけ？」と考えることを私はやめました。 紙やエクセルの表など、物理的にチェックできるツールを使うことが、プロとして信頼される第一歩です。
別に決まり事ではなく、チェックシートを保管する必要もないので、完了すれば捨てていますが、デジタル派の私なので、最近はスマホやパソコンのタスク管理アプリを使っております。
まとめ
今回は、私が新人時代に経験したサービス担当者会議の失敗談と、その対策についてお話ししました。 記事の重要なポイントをまとめます。
【本記事のまとめ】
- たった1か所の事業所でも、頭の中だけで管理すると「案内忘れ」が起きる
- 「ケアマネの連絡忘れ」を理由に、安易に照会（文書）対応で済ませるのはNG
- ミスを防ぐため、必ず「チェックシート」を作成し、タスクを可視化する
誰にでも失敗はあります。大切なのは、「同じ失敗を二度と繰り返さないための仕組み」を作ることです。 今回の私の失敗談を反面教師にして、ぜひご自身の業務フローにチェックシートを取り入れてみてくださいね。応援しています。
