「今日の訪問は終わったけど、これから山のような支援経過を入力しなきゃ……」 「パソコンのタイピング（ブラインドタッチ）が苦手で、記録だけで毎日何時間もかかってしまう」
ケアマネジャーの皆さん、毎日の記録業務、本当にお疲れ様です。現役主任ケアマネのshinです。 私たちが抱える業務の中で、もっとも残業の原因になりやすいのが「記録」ですよね。
実は私、この記録にかかる時間を「半分以下」に短縮することに成功しました！ 今回は、私が数年前から取り組んできた「音声入力」の工夫と、昨年うちの法人が導入してくれた「神ツール」による、劇的な業務カイゼン術を大公開します。 記録が終わらずに毎日帰りが遅くなっている方、必見です！
支援経過の記録、手打ちしていませんか？
毎月のモニタリング訪問や、電話でのやり取り。それを介護ソフトに手入力する「支援経過記録」は、ケアマネの宿命です。 特にパソコンの入力が苦手な方にとっては、1件入力するだけでも一苦労。サービス担当者会議の議事録なんて、思い出しながら打っていると平気で30分以上かかってしまいます。
「どうにかして、この文字入力の時間を減らせないか……？」
そう考えた私が2年ほど前の12月頃から始めたのが、「スマホに搭載されているレコーダー＋文字お越し機能やボイスレコーダーでの録音＋文字起こしアプリ」でした。 面談の際に利用者さんに許可をいただき、会話を録音。それを文字起こしアプリなどを使ってテキスト化し、介護ソフトに貼り付けて修正する、という方法です。 当時使用したのは、私のスマホ「google pixel7a」文字起こしの精度が完璧とは言えず、誤字脱字の手直しに多少の時間はかかりましたが、それでも「ゼロから手打ちする」ことに比べれば、圧倒的な時間短縮になっていました。
使い方は簡単で、google pixelにインストールされているレコーダーで面談を録音して、文字お越し開始。私のスマホは古いので、最新のスマホなら、もっと性能が良いかもしれません。
昨年、ついに法人が動いた！独自開発の「神ツール」登場
「音声録音からの文字起こし、結構いけるぞ！」と手応えを感じていた昨年。 なんと、うちの法人が、現場のケアマネの負担を減らすためIT活用を本格的に進めるようになり、Plaud NotePinという小型AIレコーダーを購入してくれました。メールアドレスで登録すると、無料プランで月300分まで使えるというもの。要約の性能としては、多少修正が必要だったりしますが、それでも記録にかかる時間が大幅に短縮されました。その後、法人独自の「文字起こし・要約ツール」を開発してくれたのです！（私の法人に天才がいました）
さらに、「ケアマネ1人に1台、専用のボイスレコーダーを購入・支給」という神対応まで！ ケアマネ1人、1万円までの許可が出て私が購入係。ただ、1万円以内だと殆どがアジア製でしたが、11,000円の「SONYのICD−PX470F」という製品を発見、お店のスタッフと交渉すると3000円値引きしてくれる事になって即購入、法人として「IT投資で現場をラクにする」という姿勢を見せてくれたことに、本当に感動しました。
そして、この法人独自開発ツールが……控えめに言って「最高！」なんです。最初の頃は多少不満がありましたが、定期的な修正によって支援経過やサービス担当者会議録に最適化されていき、現在では神ツールとなっています。
具体的な時短効果：担当者会議録が10分未満に！
この新しい「文字起こし・要約ツール」を導入してから、私の業務時間は劇的に変わりました。
- 支援経過記録 【これまで】1件あたり約10から15分 【ツール導入後】約4分から5分！
- サービス担当者会議録 【これまで】思い出しながら入力して40分以上 【ツール導入後】10分から15分程度で完成！
ボイスレコーダーの音声データをツールに取り込むだけで、あっという間に文字起こしと要約をしてくれます。 もちろん、一般的な文字お越し・要約ソフトは、AIの変換ミスなど多少の間違いはありますが、法人独自のツールは全体の文脈はしっかり捉えてくれているため、手直しはほんの少しで済みます。要約されたテキストをコピーして、介護ソフトにペースト（貼り付け）して微調整するだけ。会議録のように長文になる記録ほど、その時短効果は絶大です。
記録は「打つ」時代から「話す・録る」時代へ
- タイピングが苦手なら、音声からの文字起こしを活用する！
- 多少の修正の手間があっても、ゼロから打つより圧倒的に早い。
- ITツールへの投資は、ケアマネの「時間と心のゆとり」に直結する。
もちろん、まだボイスレコーダー、要約ツールを導入していない事業所も多いと思います。私が使っている要約ソフトは法人独自開発で文字お越し・要約性能はケアマネ全員が納得の性能。しかし、皆さんに使ってもらう分けにはいきませんから、私の知っている範囲でおすすめするなら、Plaud NotePin（値段は2万円少々と高価ですが）また、今はスマホの無料アプリでも、かなり精度の高い文字起こしができる時代です。（スマホによっては、文字お越しだけでなく要約ができるスマホもあります）私は昨年、iphoneからgoogle pixelに変えたのですが、google pixelのボイスレコーダーはgoogle関連のソフトと連携が容易で便利です。
ベテランケアマネさんの中には、文字お越し・要約された内容に不満を持つ方もおられるかもしれませんが、「記録が終わらなくて帰れない」と悩んでいるケアマネさんは、まずはスマホの音声入力や無料の文字起こしアプリからでも試してみてください。 「キーボードを打たなくていい」というだけで、退勤時の疲労感が全く違いますよ！明日からの業務が少しでもラクになりますように。
Plaud NotePinは、アマゾンでも購入できます。 ボイスレコーダーは、集音性能が大事かと思いますので、信頼あるメーカーがよいかもしれません。その点、SONYのICD−PX470Fはおすすめです。
