日々のケアマネ業務、本当にお疲れ様です。
「毎月のモニタリング訪問は終わったけど、記録を書く時間がない……」 「運営指導（実地指導）が入るけど、今の記録の書き方で指摘されないかな？」 と、日々の記録業務に不安を抱えていませんか？
今回は、過去にも反響が大きかった「モニタリング記録の書き方」の最新版です。 特に「運営指導で指摘の多い項目」に焦点を当てて解説します。
この記事を読めば、以下の悩みがスッキリ解決します。
- 運営基準違反にならないための必須項目
- ベテランでも忘れがちな「記録の落とし穴」
- 入院中などの「特段の事情」への対応
- 記録漏れをなくすための具体的なテクニック
記録はあなた自身を守るための最大の武器です。 「うっかりミスで行政処分……」なんてことにならないよう、正しい知識を身につけましょう。
【結論】記録はエビデンス！「いつ・どこで・誰と」が命
まず結論からお伝えします。
モニタリング記録は「いつ・どこで・誰と」面談したかを絶対に書いてください。
なぜなら、これが抜けていると「本当に面談したのか？」という疑いを持たれ、最悪の場合は運営基準違反とみなされるからです。
「ちゃんと毎月訪問してお話を聞いているから大丈夫！」 と思っていても、それが文字として記録されていなければ、行政からは「やっていない」と判断されてしまいます。
記録は、あなたがしっかり業務を行っていることを証明する「エビデンス（証拠）」なのです。
運営指導で即アウト！？モニタリングの必須ルール
そもそも、モニタリングには法的な根拠があります。 「指定居宅介護支援等の事業の人員及び運営に関する基準」の第13条第14号の内容をわかりやすくまとめました。
- 少なくとも1か月に1回、利用者と面接すること
- 面接は、利用者の「居宅」を訪問して行うこと
- 少なくとも1か月に1回、結果を記録すること
せっかく忙しい合間を縫って訪問しても、記録がなければ違反です。 さらに、記録があったとしても「内容が不十分」であれば、同じく違反になる可能性があります。
令和6年の最新トピック：テレビ電話の導入
ちなみに、令和6年（2024年）4月1日からはルールが一部変更されました。 一定の条件を満たせば、テレビ電話等を使用したモニタリングが可能になっています。
オンラインモニタリング導入に必要な5つの要件
まずは一番大切な「結論」からお伝えします。 オンラインモニタリングを実施するためには、以下の5つのルール（要件）をクリアする必要があります。
- ご本人とご家族から「同意」をもらうこと
- チームみんな（関係者）で「合意」すること
- 画面越しでも「おしゃべり（意思疎通）」ができること
- 見えない部分は「チームの連携」でカバーすること
- 少なくとも「2ヶ月に1回」は直接お家へ訪問すること
この場合、利用者宅への訪問は「2か月に1回」でOKとなりました。 しかし、この方法は条件が面倒だと感じませんか？私の地域では私を含めて誰一人、オンラインモニタリングを活用しているケアマネはおりません。
意外と抜けている？記録に絶対必要な3つの項目
では、具体的に何を記録すれば「内容が十分」と認められるのでしょうか。 運営指導で指摘されやすいのは、以下の3点です。
1. いつ・どこで・誰と面談したか
先ほどもお伝えした、一番重要なポイントです。 実は、ベテランケアマネさんでも「どこで・誰と」が抜けている記録をよく見かけます。
- いつ：介護ソフトで自動入力されることが多いので安心です。
- どこで：自宅、有料老人ホームの居室など、具体的に書きましょう。
- 誰と：本人、家族（長女）など、同席者も記載します。
例として、「利用者宅を訪問して本人と面談、有料老人ホーム〇〇を訪問して本人居室で本人と面談」といった感じでよいと思います。
2. 本人のサービスに対する満足度や意向
「デイサービスに楽しく通えているか」「ヘルパーの支援に不満はないか」など、本人の生の声（意向）を記録します。 サービスが適切に提供されているかを確認する重要な項目です。
3. ケアプラン変更や連絡調整の必要性
現在の状態を見て、ケアプランの変更が必要かどうか。 また、サービス事業所へ連絡して調整すべきことがあるかどうかを記載します。 （※ここは自治体のローカルルールによって、記載必須とされるケースが多いので要注意です）
入院中・ショート利用中はどうする？特段の事情
モニタリングは「利用者の居宅」で行うのが原則です。 居宅とは、自宅だけでなく有料老人ホームなどの居室も含みます。
では、ショートステイ入所中や、病院に入院中の場合はどうなるのでしょうか？
やむを得ない場合は「特段の事情」になる
施設や病院は「居宅」ではないため、原則として訪問面接の対象外です。 しかし、月をまたいで入院しているなど、やむを得ない事情で居宅訪問ができない場合は、「特段の事情」として認められる可能性があります。
必ず「ローカルルール」を確認しよう！
ここからが本当に重要です。 この「特段の事情」の扱いは、自治体によって解釈が異なります（ローカルルール）。
- 筆者の自治体：特段の事情として認められる（記録にその旨を記載する）
- 他の自治体：別途、理由書の提出が必要なケースも
自分を守るためにも、必ずご自身の管轄する保険者（自治体）の法令やローカルルールを把握し、規定に沿って記録することが大切です。
うっかりミスを防ぐ！筆者実践の「月末全チェック」
「人間だもの、間違いやうっかり漏れもあるよね……」 はい、その通りです。どんなに気をつけていても、ミスは起こります。
だからこそ、私は毎月必ずやっていることがあります。
月末に「すべての利用者のモニタリング記録」を必ず確認することです。
- 「誰と」面談したか抜けていないか？
- 意向はしっかり書かれているか？
- 特段の事情の場合、理由は明確か？
正直、時間の確保はとても難しいです。 でも、この確認作業は絶対に大事です。事実、私もこの確認作業によって、自分のうっかり記載ミスを何度も発見して救われています。
まとめ
今回は、運営指導で指摘されやすいモニタリング記録のポイントについて解説しました。 内容をおさらいしましょう。
- 記録はエビデンス。「いつ・どこで・誰と」を必ず記載する。
- 「本人の意向」「プラン変更の必要性」もしっかり書く。
- 入院時などは「特段の事情」になるが、ローカルルールを要確認。
- ミスを防ぐため、月末に全記録を見直す時間を作る。
記録業務は本当に大変ですが、法令に則って正しく書かれた記録は、必ずあなた自身を守ってくれます。 今日から少しだけ意識を変えて、自信を持って運営指導を迎えられる記録を作りましょう。
